Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali raccolti mediante il Portale Whistleblowing che la Società RA.M.OIL S.p.A quale titolare del trattamento, (di seguito la “Società” o il “Titolare”) ha messo a disposizione di coloro (dipendenti, clienti, fornitori, partner commerciali, consulenti, collaboratori) che intendono effettuare, in buona fede, una segnalazione (di seguito anche “Segnalazione”) di condotte illecite o di violazioni del Codice Etico, del Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/2001 (di seguito il “Decreto”) e delle procedure interne adottate o della disciplina esterna comunque applicabile.
QUALI DATI PERSONALI CHE LA RIGUARDANO POSSONO ESSERE RACCOLTI
Qualora venga effettuata una Segnalazione, la Società raccoglierà e tratterà le seguenti informazioni che comprendono i dati personali del soggetto segnalante (di seguito anche “Segnalante”) quali, il nome, il cognome, i dati di contatto nonché le informazioni contenute nella Segnalazione, ivi inclusi i dati personali del/dei soggetto/i segnalato/i, quali, ad esempio, nome e cognome, ruolo aziendale (di seguito anche “Dati personali”).
I Dati personali raccolti nella presente segnalazione comprendono i dati del soggetto segnalante nonché gli eventuali Dati personali del/dei soggetto/i segnalato/i, e possono riguardare: nome, cognome, dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono).
I Dati personali saranno trattati da RA.M.OIL S.p.A, con sede in Casalnuovo in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto e nei limiti della Policy di Whistleblowing.
I dati personali sopra indicati potranno essere integrati e/o aggiornati sulla base di informazioni reperibili pubblicamente e/o raccolte da soggetti terzi e/o direttamente da Lei e/o già nella disponibilità del Titolare, anche al fine di verificare la fondatezza della Segnalazione.
La Segnalazione non dovrà contenere toni ingiuriosi o contenere offese personali volte unicamente a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti.
Il Segnalante resta, in ogni caso, personalmente responsabile dell’eventuale contenuto diffamatorio nelle segnalazioni.
Fermo quanto sopra, il Titolare si riserva di fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali al/ai soggetto/i segnalato/i in un momento successivo alla Segnalazione, al fine di assicurare l’efficacia della Procedura Whistleblowing e di non compromettere le eventuali indagini avviate dalla Società o dalle Autorità.
PER QUALI FINALITÀ POSSONO ESSERE UTILIZZATI I SUOI DATI
La base giuridica del suddetto trattamento è il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare.
I Suoi Dati personali saranno trattati per finalità connesse alla gestione e verifica della Segnalazione e per garantire un’adeguata applicazione della Procedura Whistleblowing.
Presupposto per il trattamento è l’adempimento di un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare ex art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR come previsto dalla normativa di cui alla L. 179/2017, che impone al Titolare di dotarsi di un canale informativo per ricevere le Segnalazioni, oltre il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare ex art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR di accertare la veridicità della Segnalazione e svolgere ogni attività necessaria alla gestione della stessa.
Il conferimento dei Dati personali del Segnalante è facoltativo; infatti, sulla base della Procedura Whistleblowing adottata dalla Società, il Segnalante ha la facoltà di rimanere anonimo. Non è inoltre obbligatorio indicare i Dati personali del/dei soggetto/i segnalato/i.
Se del caso, non verrà compromessa l’attività di indagine posta in essere a seguito della Segnalazione.
Lei può opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei Suoi Dati personali per la suddetta finalità. La richiesta di opposizione va indirizzata al seguente indirizzo: benedetta.forgione@imperiali.com; francesca.viti@imperiali.com.
I Suoi Dati personali saranno trattati, inoltre, per finalità connesse ad esigenze di difesa dei diritti nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di controversie sorte in relazione alla Segnalazione effettuata. I Suoi Dati personali, quindi, potranno essere trattati dalla Società per agire in giudizio o per avanzare pretese nei confronti Suoi o di terze parti.
Presupposto per il trattamento è il legittimo interesse della Società ex art. 6, primo comma, lett. f) del GDPR alla tutela dei propri diritti. In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati Personali raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente.
La Segnalazione non dovrà contenere fatti non rilevanti ai fini della stessa, né categorie particolari di dati personali, di cui all’art. 9 del GDPR (di seguito anche “Categorie particolari di dati”, cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni filosofiche e religiose, l’adesione a partiti o sindacati, nonché lo stato di salute la vita sessuale o l'orientamento sessuale), salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stessa. In tal caso il trattamento è svolto in quanto necessario ex art. 9, secondo par.2, lett. f) del GDPR.
COME MANTENIAMO SICURI I SUOI DATI E PER QUANTO TEMPO
Il trattamento dei Suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli. Il trattamento avverrà mediante strumenti idonei e garantire la sicurezza e la riservatezza mediante l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione.
I Dati saranno trattati in forma informatica e, se afferenti ad una segnalazione fondata, saranno conservati per il periodo conforme dall’invio della stessa al fine di svolgere le indagini conseguenti.
Trascorsi i periodi di conservazione sopra indicati, le Segnalazioni potranno essere conservate soloin forma anonimizzata, a fini statistici.
CON CHI POSSIAMO CONDIVIDERE I SUOI DATI
Salvo l’espletamento delle indagini eventualmente avviate a seguito della Sua Segnalazione, nonché l’adempimento di obblighi derivanti dalla legge, i Dati da Lei conferiti non saranno oggetto di alcuna comunicazione e/o diffusione.
L’accesso alla Segnalazione è consentito esclusivamente al Data Protection Officer e verrà successivamente condivisa con i componenti dell’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del Decreto 231/2001 (di seguito l’“ODV”). Inoltre potrebbe essere condivisa con i consulenti legali della Società e con l’Autorità Pubblica.
CONTATTI
I dati di contatto della Società sono i seguenti:
RA.M.OIL S.p.A
Via Filichito, 28 - 80013 Casalnuovo (NA)
P.IVA 00291350635
La Società si avvale di un Responsabile per la protezione dei dati personali (Data Protection Officer– “DPO”) designato ai sensi dell’art. 37 del GDPR, il quale può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica: benedetta.forgione@imperiali.com; francesca.viti@imperiali.com
I SUOI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI E IL SUO DIRITTO DI AVANZARE RECLAMI DINNANZI ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
A certe condizioni Lei ha il diritto di chiedere alla Società:
l’accesso ai Suoi Dati,
la copia dei Dati che Lei ci ha fornito (c.d. portabilità),
la rettifica dei Dati in nostro possesso,
la cancellazione dei Dati per i quali non abbiamo più alcun presupposto giuridico per il trattamento,
la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi Dati, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.
Diritto di opposizione: oltre ai diritti in precedenza elencati, Lei ha sempre facoltà di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi Dati svolto dal Titolare per il perseguimento del proprio legittimo interesse.
I predetti diritti potranno essere limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2, primo comma lett. f) del D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018, qualora dall’esercizio dei diritti sopra indicati possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità del Segnalante. La valutazione sulla necessità della limitazione dei diritti dell’interessato è rimessa al Titolare che si avvale delle funzioni competenti in materia.
L’esercizio di tali diritti è gratuito e non è soggetto a vincoli di carattere formale, ma soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di interessi della Società (ad esempio il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà onere della Società verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e darLe riscontro.
Può esercitare questi diritti scrivendo a benedetta.forgione@imperiali.com; francesca.viti@imperiali.com.
Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati Personali a Lei riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i riferimenti disponibili sul sito internet www.garanteprivacy.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.
